Dataan perustuvalla työkykyjohtamisella parempaa liiketoimintaa

Nykyajan liiketoimintaympäristössä menestyäkseen yrityksen johdon on ymmärrettävä erilaisten ilmiöiden ja megatrendien vaikutukset henkilöstön työkykyyn. On otettava huomioon, mitä tapahtuu yritysten toimintatavoissa ja ihmisten elintavoissa. Minkälainen on henkilöstön rakenne, ja miten se on kehittymässä? Millaiset ovat liiketoiminnan luvut ja tuloslaskelman rakenne, miten on selvitetty asiakastarpeet ja miten niihin on vastattu, minkälainen on henkilöstön kokemus ja osaaminen, millaiset ovat rekrytointitarpeet ja niin edelleen. Lista on loputon.

Menestyvän yrityksen johtaminen vaatiikin useita keinoja ymmärtää yrityksen tilaa. Ajatellaanpa pelkästään sitä, kuinka tehokas yritys olisi, jos sen jokainen henkilö toimisi intohimoisesti ja uskollisesti yrityksen puolesta, luottaisi siihen varauksetta ja olisi täydellisen sitoutunut tavoitteiden saavuttamiseen. Miten mitata ihmisten intohimoa, luottamusta ja sitoutumista? Haastavaa, mutta edellä mainituilla tekijöillä on ratkaiseva vaikutus työn tekemisen mielekkyyteen ja työntekijöiden motivaatioon.

Työhön, tekemiseen ja henkilöstön työkykyisyyteen vaikuttavien tekijöiden mittaamiseen tarvitaan paljon tietoa. Parhaiten sitä saadaan yhdistelemällä erilaisia datalähteitä liiketoiminnasta ja henkilöstöstä. Tämä tieto on yritykselle liikesalaisuutta. Kenen kanssa yritys toimiikin, luottamus ja vaitiolovelvollisuus ovat ehdoton edellytys yhteistyölle. Työkykyjohtamisen palvelun tiedonhankinta tehdään aina yhteistyössä yrityksen kanssa. Asiakkaan kanssa kartoitetaan, mikä on yrityksen liiketoiminnan suunta ja näkymät. Mitä huolia ja riskejä nousee esille, ja mitä vaikutuksia niillä on ihmisten kannalta? Olennaisinta on, että työyhteisö itse miettii tarpeensa ja sen, miten tulisi reagoida tuleviin haasteisiin. Tämän jälkeen määritellään painopisteet, joihin on syytä keskittyä. Asetetaan tavoitteet ja suunnitellaan käytännön toimenpiteet. Tämän jälkeen valitaan mittarit, joilla voidaan konkreettisesti arvioida tai mitata edistymistä.

Tavoitteet on voitava mitata määrällisesti ja laadullisesti. Edistymistä varten on pystyttävä määrittämään tarkistuspisteet. Jos tavoitteet eivät ole mitattavissa, ei tunnisteta edistymistä. Lisäksi epävarmuus lisääntyy ja todennäköisesti motivaatio heikkenee. Kun tavoitteet ovat mitattavissa, on mahdollista seurata etenemistä päivittäin, viikoittain tai kuukausittain ja laatia tilannekatsaus.

Liiketoimintadatan kerääminen

Liiketoiminnan tärkein tietolähde on taloushallinto. Datan keräämisen kannalta on ehdotonta, että käytössä on yhteinen, sähköinen pilvipalveluohjelmisto yrityksen, taloushallinnon ja tilitoimiston välillä. Sähköinen ohjelmisto automatisoi prosesseja, poistaa moninkertaista työtä ja säästää aikaa. Tehokkaan ohjelmiston ansiosta yrityksen johto saa lähes reaaliaikaisen talouden seurannan päätöstensä ja johtamisen tueksi. Samoin vastuuta ja oikeuksia voidaan laajentaa useille henkilöille.

Tärkeitä johdon raportteja ovat:

  • budjetti
  • myynnin raportointi
  • ostojen raportointi
  • palkkaraportti
  • matka- ja kululaskujen raportointi
  • kassavirtaraportti
  • kuukausiraportit tuloslaskelmasta ja taseesta

Raporttien avulla voidaan seurata niitä poikkeamia, joilla on vaikutusta liiketoimintaan. Näin yrityksen johto voi toimia päätöksissään ennakoivammin.

Henkilöstödatan kerääminen

Henkilöstön työkykyjohtamisen keskeisen kysymys on, miten löytää oikeat toimet työkykyriskien hallintaan ja ennakointiin, kun tavoitteena on sujuva työ ja menestyvä liiketoiminta. Tähän tarvitaan henkilöstön jatkuvaa kuuntelua. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että pitää hyödyntää kehityskeskusteluita ja erilaisia kyselytyökaluja arvioimaan henkilöstön työn tekemisen mielekkyyttä ja motivaatiota. Jatkuvassa kuuntelemisessa keskusteluja ja kyselyjä pitää tehdä pitkin vuotta kohdentaen niitä aihepiireittäin ja henkilöstöryhmittäin. Uusilla datan keruumenetelmillä, kuten pulssikyselyillä, sensoreilla ja verkostoanalyyseillä, voidaan kerätä monitahoista tietoa. Näin saadaan varhaisia signaaleja henkilöstön sitoutumisesta, hyvinvoinnista ja tuottavuudesta ja myös toimintaa voidaan päivittää jatkuvasti.

Erityisesti pulssikysely on erinomainen johtamisen työkalu. Pulssikyselyllä tarkoitetaan nopeaa henkilöstön sitoutuneisuuden ja hyvinvoinnin säännöllistä mittaamista. Ajantasainen tieto henkilöstön hyvinvoinnin pienistäkin muutoksista auttaa luomaan hyvät työskentelyedellytykset ja parantaa työntekijäkokemusta. Tiedon kerääminen ei yksin riitä, vaan positiivinen kehitys vaatii jatkuvia yhteisiä toimenpiteitä arjessa.

Vaikuttavuus arvioidaan ihmisten onnistumisessa ja yrityksen tuloksessa

Yrityksen menestyminen on riippuvainen ihmisistä. Osaavien ihmisen pitäminen ja lahjakkaiden henkilöiden rekrytointi ovat iso haaste. Kun yritys lupaa vastata työntekijöiden perustarpeisiin ja pitää lupauksensa, ihmiset pysyvät kyllä mukana. Tuottavaan ilmapiiriin tarvitaan luottamusta, yhteistyötä ja myönteistä asennoitumista. Tästä syytä ihmisistä on pidettävä hyvää huolta.

Vaikuttavuuden mittauksessa on kolme vaihetta, jotka nivoutuvat kokonaisuudeksi:

  1. Asetetaan mittaustavoitteet organisaation tarpeiden mukaisesti ja suunnitellaan mittaustavat ja -tiheys vuosittaisten liiketoimintaprosessien ympärille.
  2. Kerätään, yhdistetään ja analysoidaan eri lähteistä kerättyä dataa.
  3. Data-analyysin perusteella tunnistetaan ja suunnitellaan tarvittavia korjaavia toimia.

Hyvinvoiva ja motivoitunut henkilöstö parantaa organisaation kilpailukykyä ja kannattavuutta. Työn mielekkyys, esimiestyö ja työnhallinta ovat keskeisiä työkykyä edistäviä ja ylläpitäviä asioita. Kaikki näkyvät liiketoiminnan tuloksessa.

Pekko Häkli
LMI johtajuuskehittäjä

Lisää samasta aiheesta