Mistä lähdetään liikenteeseen?
Ensimmäinen tärkeä tehtävä on selvittää missä ollaan nyt. Mikä on tämänhetkinen lähtöruutu? Lähtöruudun selvittäminen ei aina ole ihan helppo rasti, mutta sitä ei kannata ohittaa eikä puolivaloilla lähteä sokkona eteenpäin. Ennen kuin yhtään pidemmälle lähdetään, täytyy selvittää mitä tai ketä varten ylipäänsä ollaan olemassa, kenelle tätä tuotetta tai palvelua tuotetaan (missio) ja mihin ollaan tähtäämässä (visio). Huipulle ei kannata lähteä kiipeämään millä tahansa keinoilla, vaan organisaation arvot – kantava voima – tulee kirkastaa ja näkyä niin vahvasti, että niistä ei voi erehtyä.
Aika ajoin on hyvä pysähtyä miettimään millä pelikentällä liiketoiminta pyörii. Nykypäivän pelikenttä muuttuu vauhdikkaammin mitä koskaan ennen, ohittajia tulee sekä oikealta että vasemmalta. Ajan hermolla pysyminen sekä ketteryys sopeutua ja uudistua on ehdoton elinehto liiketoiminnan jatkuvuudelle. Ennakointi on päivän sana. Riskejä ja mahdollisuuksia tunnistamalla ja ottamalla niistä aktiivisia toimenpiteitä voidaan välttyä monelta yllättävältä riskiltä. Jos riski on tunnistettu, mutta ei ole otettu aktiivista toimenpidettä on vain ajan kysymys, koska se toteutuu. Jonkun olisi pitänyt tehdä ajoissa jotain, jotta tilanteelta olisi vältytty. Mahdollisuus on taas tunnistettu mahdollisuus, joka vain eteenpäin vietynä voi antaa etumatkaa kilpailijoihin nähden. Jos taas tunnistettua mahdollisuutta ei ole hyödynnetty, joku muu varmasti tekee sen.
Seuraava askel on varmistaa, että huipulle pääsemiseen on riittävät resurssit. Mitä on riittävät resurssit tai mitä ylipäänsä on resurssit? Organisaation tulee määrittää mitä toimintoja (prosessit) tarvitaan, jotta arki pyörii ja kenen kanssa tätä peliä pelataan, ketkä ovat tärkeimmät pelikaverit (ulkoiset ja sisäiset sidosryhmät) ja minkälaisia vaatimuksia ja odotuksia sidosryhmillä on puolin ja toisin.
Ihmiset – yrityksen tärkein voimavara. Työn tekemiseen tarvitaan osaamista – tietoa, taitoa ja erityisesti asennetta, halua oppia ja halua tehdä töitä. Tilat ja työkalut saattavat olla itsestään selvyyksiä, mutta miten ne soveltuvat tämän päivän tekemiseen? Työympäristöstä ja työkalupakin sisällöstä tulee pitää huolta ja varmistaa, että sieltä löytyy kaikki tarpeellinen, hyvässä järjestyksessä ja kunnossa.
Johtajuus ja sitoutuminen
Kaikki alkaa johtajuudesta. Jos ei ole johtajuutta, ei päästä edes lähtöruutuun. Johtajuutta ja erityisesti sitoutumista tarvitaan, jotta huipun valloitus voidaan ylipäänsä aloittaa ja kaikki tarvittavat osallistujat pääsevät mukaan. Johtajan tehtävä on huolehtia siitä, että kaikilla on tarvittavat välineet sekä tietoa ja taitoa suoriutua matkasta – mahdollisuus onnistua. Johtajan tulee ottaa vastuu, siitä että resursseja on riittävästi – resurssipula ei voi olla loputtomiin hyväksytty selitys. Johtajan tehtävä on näyttää selkeä suunta (visio, missio) mihin ollaan menossa, missä on maaliruutu (päämäärät, tavoitteet). Johtajan tehtävä on olla
mukana kiipeämässä, näyttää esimerkkiä, antaa tilaa muille ja tarvittaessa auttaa ja ohjata selviytymään vaikeistakin ylityksistä. Johtajan tehtävä on tunnistaa yksilöiden vahvuudet sekä heikkoudet ja sovittaa joukkueen kokoonpano parhaalla mahdollisella tavalla. Keskittymällä vahvuuksien vahvistamiseen saadaan parempia tuloksia aikaiseksi. Roolien, vastuiden ja valtuuksien on oltava tiedossa ja elettävä niiden mukaisesti. Johtajan tulee antaa vastuuta, se jos mikä kasvattaa ja kehittää. Johtajan tehtävä on rakentaa ja valmentaa voittajajoukkue, jolla on yhteiset tavoitteet ja 100% sitoutuminen tekemiseen (valmentava johtaminen). Johtajan tehtävä on kasvattaa uusia johtajia.
Matka huipulle
Vuoren juurelta päästään reippaalla vauhdilla itse asiaan, kun suunta on selkeä ja resursseja on riittävästi. Alusta asti on tärkeää, että kaikki ovat mukana samoilla säännöillä. Jos säännöt ovat epäselvät tai ne eivät ole tiedossa tai niitä ei noudateta, niin ennemmin tai myöhemmin käsillä on tilanne, johon on puututtava johdonmukaisesti ja tasapuolisesti.
Huipun (päämäärä) ja välietappien (tavoitteet) saavuttamisen tueksi on hyvä ottaa käyttöön tärkeimmät mittarit, jotka näyttävät suunnan mihin ollaan menossa. Pelkkä luku ei yksistään kerro ollaanko menossa oikeaan suuntaan, vaan mittarille täytyy asettaa taso mikä on riittävä tai sopivan haastava ja joka auttaa pääsemään huipulle määräajassa. Tavoitteiden ja niitä tukevien mittareiden tulee olla maltillisia ja pilkottu sopivan pieniksi palasiksi, jotka on mahdollista saavuttaa. Onnistuminen lisää innostusta ja se saa aikaan positiivisen kierteen.
Päämäärä sekä päämäärää tukevat tavoitteet ja mittarit tulee rakentaa koko joukkueelle, niin että jokainen voi niihin omalla tekemisellään vaikuttaa. Ei siis riitä, että ohjaavia mittareita olisi vain yksi. Päämittaria tulee ajatella jäävuoren huippuna ja sen pinnan alla on monia mahdollisuuksia, jotka auttavat pääsemään huipulle. Ne mahdollisuudet tulee yhdessä tunnistaa ja rakentaa niihin tavoitteet, mittarit sekä toimintasuunnitelmat ja toimia niiden mukaisesti. Jos mittarin tulos painuu alle asetetun tason, on syytä tehdä korjaavia toimenpiteitä. Mittareissa kannattaa panostaa ennakointiin eli mitata asioita, joilla on merkittävin vaikutus halutun tuloksen syntymiseen ja missä halutaan saada parannusta aikaiseksi (prioriteetit). Mittarit itsessään ei tuo tulosta aikaiseksi vaan niitä tulee seurata riittävällä aikavälillä ja ymmärtää mitä tuloksen takana on. Jokaisella mittarilla tulee olla omistaja, jonka vastuulla on pitää huolta siitä, että tulos on saatavilla ja sitä osataan tulkita oikealla tavalla. Tässäkin asiassa kaikkien vastuu on yhtä kuin ei kenenkään vastuu. Ärsykkeitä ja houkutuksia tulee varmasti matkan varrella vastaan, mutta määrätietoisesti etenevä pystyy pysymään oikealla polulla selkeän päämäärän, tavoitteiden sekä mittareiden avulla.
Oikeiden asioiden mittaaminen ja seuraaminen auttaa pääsemään tavoitteisiin ja päämäärään, tekemään oikeita johtopäätöksiä ja korjaavia liikkeitä (suorituskyvyn arviointi). Huippu voi muuttua matkan varrella, mutta suunta kohti uutta huippua tulee ottaa lähtöruudun kautta ja kääntää yhdessä kurssi kohti uutta. Huipulle pääseminen vaatii pitkäjänteistä ja suunnitelmallista johtamista, sitoutumista. Jokaista pientä ja isoa saavutusta on syytä juhlistaa ja nauttia matkasta yhdessä, kannustaa toinen toisiamme. Huipulle pääseminen ei tarkoita sitä, että voi jäädä vain nauttimaan hulppeista maisemista vaan huipulla pysyminen vaatiikin sitten enemmän harjoitusta, toistoa, uudistumista, kehittämistä – jatkuvaa parantamista.
Inga Korkeamäki, Kaarina
Suunnitelmallinen johtaminen PDCA, Valmentava johtaminen®
