Tämän Tietosuojaselosteen tarkoituksena on kertoa, miksi ja miten LMI Finland Oy Ab käsittelee työnhakijoiden ja tulevien verkoston jäsenten (jäljempänä ”työnhakija”, ”rekisteröity”) henkilötietoja rekrytointiprosessin yhteydessä.

Rekisterinpitäjä

Tietosuojalainsäädännön mukaisena rekisterinpitäjänä toimii LMI Finland Oy Ab (jäljempänä ”LMI Finland”, ”rekisterinpitäjä”).

LMI Finland Oy Ab
Y-tunnus: 2801737-3
Vallonintie 1, 65610 MUSTASAARI
Puhelin: +358505428810

Tietosuoja-asioista vastaava henkilö:
susanne.liimatainen@lmi.fi

Henkilötietojen kerääminen

LMI Finland kerää kaikki työnhakijaa koskevat henkilötiedot lähtökohtaisesti työnhakijalta itseltään. LMI Finland voi tietyissä tilanteissa kerätä tietoja työnhakijasta myös muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään sovellettavan lainsäädännön rajoissa, pääasiallisesti työnhakijan suostumuksella tai lainsäädännön salliessa.

LMI Finland voi rekrytointiprosessin aikana käyttää myös ulkoistettuja rekrytointikumppaneita, jotka toimivat LMI Finlandin puolesta, esim. soveltuvuusarviointien tekemiseksi tai rekrytointiprosessin ulkoistusten yhteydessä.

Keräämme työnhakijoista esimerkiksi seuraavia rekrytointiprosessin kannalta tarpeellisia tietoja:

  • perustiedot, kuten nimi, kotiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero;
  • työhakemukseen sisältyvät tiedot, kuten tiedot koulutuksesta, aikaisemmasta työkokemuksesta, pätevyydestä ja muusta osaamisesta, kielitaidosta ja suosittelijoista; työnhakijan käytettävyys mahdollisen työsuhteen aikana sekä toive työsuhteen alkamisajankohdasta; sekä
  • rekrytointiprosessin kannalta olennaiset tiedot, kuten tiedot työnhakijan rekrytointiprosessin etenemisestä, työnhakijasta rekrytoinnin tueksi laaditut muistiinpanot, tiedot mahdollisista soveltuvuusarvioinneista sekä tiedot valinnasta haettuun työtehtävään.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

LMI Finland käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja rekrytointiprosessin hoitamista varten, kuten työhakemusten käsittelemiseksi, rekrytointiprosessista tiedottamiseksi sekä työhaastatteluiden järjestämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpaneminen tai sitä edeltävät toimenpiteet rekisteröidyn hakiessa avointa työpaikkaa.

Lisäksi käsittelyn oikeusperusteena on joissain tapauksissa rekisterinpitäjän oikeutettu etu käsitellä henkilöluottotietoselvityksiin liittyviä henkilötietoja.

Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on käsitellä henkilöluottotietoja työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi, kuten Luottotietojen tarkistusoikeudesta Laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (2 luku 5a§) määrätään.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

LMI Finland Oy Ab ei tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia työnhakijoiden henkilötietojen perusteella.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterin henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen tietoon.

Henkilötietojen vastaanottajat

LMI Finland voi käyttää rekrytoinnin hoitamiseksi ulkopuolisia palvelutarjoajia (esimerkiksi LinkedIn, Oikotie, Duunitori, Monster sekä henkilöstöpalveluyritykset), jotka käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin on tarpeen ko. palveluiden tarjoamiseksi.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
LinkedIn: https://privacy.linkedin.com/gdpr
Pipedrive: työnhakijahallintajärjestelmä, https://www.pipedrive.com/fi/features/privacy-security
Microsoft Corporation: sähköpostijärjestelmän ja toimistosovellusten toimittaja, https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alueen ulkopuolelle)

Emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käsittelytarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten työsopimus-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat, kuitenkin enintään kaksi vuotta hakemuksen jättämisestä. Työnhakijan suostumuksella henkilötietoja voidaan säilyttää myös suostumuksen antamisen yhteydessä ilmoitetun ajan, esimerkiksi tulevia rekrytointiprosesseja varten. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun velvoitteen täyttämiseksi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia tietojen oikaisua ja poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.

Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet verkkosivuillamme olevan evästeasetusten avulla. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta muuttaa tätä tietosuojaselostetta.  Uusimman version tietosuojaselosteesta löytyy aina LMI Finlandin verkkosivulta.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 26.9.2023.