Tietosuojaseloste

LMI Finland verkoston jäsenet ovat sitoutuneet suojaamaan palveluidensa käyttäjien yksityisyyttä ja kertomaan henkilötietojen käsittelystä läpinäkyvästi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), kansallisen tietosuojalain (1050/2018) sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, kuinka LMI Finland verkoston jäsenet käsittelevät henkilötietojasi yhteisessä asiakasrekisterissä yhteisrekisterinpitäjinä. Lisäksi kerromme yleisellä tasolla, kuinka verkoston jäsenet käsittelevät henkilötietojasi omissa rekistereissään.

Yhteisrekisterinpitäjyys

LMI Finland verkoston jäsenet käyttävät yhteistä asiakashallintajärjestelmää myyntiä ja markkinointia sekä valmennustoiminnan organisointia ja käytännön toteutusta varten. Yhteisrekisterin sisältämät henkilötiedot ovat vain niiden verkoston jäsenten käytössä, jotka työtehtävissään niitä kussakin käsittelyn vaiheessa tarvitsevat. Näkyvyydet asiakashallintajärjestelmässä on rajattu niin, että kukin verkoston jäsen näkee vain eri käsittelytarkoituksia varten tarvitsemansa tiedot.

Yhteisessä asiakasrekisterissä käsitellään vain asiakasorganisaatioon sekä sen yhteyshenkilöön liittyviä henkilötietoja.

Yhteisrekisterinpitäjät

Yhteisrekisterinpitäjiä ovat LMI Finland verkoston jäsenet. LMI Finland verkoston jäsenellä tarkoitetaan sopimussuhteessa LMI Finland Oy Ab kanssa olevaa johtajuuskehittäjää ja juridista yritystä, jonka kautta kyseinen johtajuuskehittäjä liiketoimintaansa hoitaa.

Yhteisrekisterinpitäjien yhteystiedot löydät verkkosivuiltamme: https://www.lmi.fi/tiimi/

Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot

Tietosuoja-asioita koskevissa yhteydenotoissa rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä ensisijaisesti johtajuuskehittäjänä toimivaan LMI Finland verkoston jäseneen tai toissijaisesti yhteisen asiakasrekisterin keskitettyyn yhteyspisteeseen sähköpostitse. LMI Finland Oy Ab vastaa myös rekisterin tietoteknisestä ylläpidosta, kuten asiakashallintajärjestelmän käyttöoikeuksien ylläpidosta. Rekisteriin pääsy on rajattu ainoastaan LMI Finland verkoston jäsenille. Käyttöoikeudet on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin.

LMI Finland Oy Ab
Y-tunnus: 2801737-3
Vallonintie 1, 65610 MUSTASAARI
Puhelin: +358505428810
Sähköposti: info@lmi.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia ovat yhteydenpito asiakkaisiin ja potentiaalisiin asiakkaisiin, sekä asiakassuhteen ylläpito ja markkinointi. Käsittelyn tarkoituksia ovat myös valmennustoiminnan organisointi ja käytännön toteutus, sekä valmennukseen liittyvien kyselyiden ja asiakaspalautteiden käsittely kyselytyökalussa.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle LMI Finland verkoston asiakasrekisterissä on oikeutettu etu. Oikeutettu etu antaa LMI Finland verkostolle mahdollisuuden tehdä myyntiä ja markkinointia organisaatioille, jotka valmennuspalveluita tyypillisesti hankkivat. Asiakasrekisterissä käsitellään tietoa markkinointitarkoituksiin sellaisista yhteyshenkilöistä, jotka asemansa vuoksi voivat tällaisia palveluita tyypillisesti organisaatiossaan hankkia. Henkilöt voivat halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin, jolloin henkilön tiedot poistetaan asiakasrekisteristä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteisrekisterinpitäjät keräävät rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja voivat olla: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista sekä muita asiakassuhteeseen liittyviä tietoja.

Rekisterissä käsiteltäviä tietoja ovat myös palvelun toteutuksen yhteydessä erilaisiin kyselyihin annetut vastaukset kyselytyökalussa. Kyselyiden vastaukset näkee vain se verkoston jäsen, joka kyselyn on asiakkaalle lähettänyt.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käsiteltävät henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään, YTJ-yritystietojärjestelmästä, markkinoinnin yhteistyökumppaneilta sekä muista yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Tietoja rekisteriin päivittävät LMI Finland verkoston jäsenet.

Asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla ja chat-palvelussa lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista, ja ilman niitä LMI Finland verkosto ei voi palveluitaan tarjota.

Automaattisia päivityksiä muista järjestelmistä tai muihin järjestelmiin ei ole. LMI Finland ei käytä tehtävissään automaattista päätöksentekoa.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei laissa aseteta siihen velvoitetta. Tietoja voidaan siis poikkeuksellisesti luovuttaa esimerkiksi viranomaisille lain vaatimuksesta.

Pyrimme varmistamaan, että kaikki henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:
Pipedrive: chat-palvelu ja asiakashallintajärjestelmä, https://www.pipedrive.com/fi/features/privacy-security
ZEF: markkinointi- ja kyselytyökalun toimittaja,  https://www.zef.fi/fi/tietosuoja-ja-kayttoehdot
Microsoft Corporation: sähköpostijärjestelmän ja toimistosovellusten toimittaja, https://privacy.microsoft.com/fi-fi/privacystatement

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, paitsi kun rekisteröity käyttää LMI online-ohjelmistoa (käsiteltävät tiedot: asiakkaan nimi, sähköpostiosoite ja yritysnimi). Lisätietoa henkilötietojen käsittelystä LMI online-ohjelmistosta:
https://www.lmi-world.com/call-to-action/privacy-policy/

Verkoston jäsenen omat henkilörekisterit

LMI Finland Oy Ab käsittelee henkilötietoja myös omissa asiakasrekistereissään. Tällöin verkoston jäsen on rekisterinpitäjä ilman yhteisrekisterinpitäjyyttä.

Käsittelyn tarkoituksia jäsenen omassa asiakasrekisterissä ovat valmennuksen käytännön toteutus sekä siihen liittyvä laskutus ja kirjanpito.

Käsittelyn perusteena on oikeutettu etu asiakasorganisaation ja verkoston jäsenen välillä, kun valmennuksesta solmitaan sopimus LMI Finland verkoston jäsenen ja asiakasorganisaation välillä. Tällainen sopimus antaa oikeutuksen käsitellä henkilötietoja niistä asiakasyrityksen työntekijöistä, jotka on ilmoitettu mukaan valmennusohjelmaan.

Kirjanpidon osalta käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän lakisääteiset velvollisuudet.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat palvelun toteutuksen yhteydessä valmennettavaan henkilöön liittyvät tiedot, kuten taustatiedot ja muistiinpanot valmennettavasta.

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään sekä hänen työnantajaltaan valmennuksen yhteydessä.

Palvelun toteutuksen yhteydessä henkilötietoja voidaan luovuttaa aiemmin mainittujen lisäksi seuraavasti:
Leadership Management International Inc: online ohjelmien toimittaja, https://www.lmi-world.com/call-to-action/privacy-policy/
Bäck & Vilén Yrityspalvelu Oy: taloushallinta, kirjanpito ja laskutus
jef Audit Ab Oy: tilintarkastaja

Henkilötietojen suojaus

​Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Rekisterinpitäjä käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän tavoitteen varmistamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, tietojärjestelmien käyttäjätunnusten huolellinen hallinta sekä henkilötietojen käsittelyyn osallistuvien henkilöiden ohjeistaminen.

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Rekisterin henkilötietojen käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus kaikkeen tietoon.

Suorittaessaan toimeksiantoa LMI Finland verkoston jäsen voi olla tekemisissä toimeksiantajan salassa pidettävän, ei-julkisen tiedon tai aineiston tai sellaiseksi ymmärrettävän tiedon kanssa tai vaitiolovelvollisuuden alaisen henkilötiedon kanssa. LMI Finland verkoston jäsen sitoutuu pitämään salassa toimeksiannossa laaditut, hänelle luovutetut tai muuten tietoon tulleet suojattavat tiedot.

Tietojen säilytysaika

Yhteisrekisterinpitäjät säilyttävät henkilötietoja vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla.

Lisäksi joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa koskevien vastuiden toteuttamiseksi.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeuksiaan käyttääkseen rekisteröityä pyydetään ottamaan yhteyttä ensisijaisesti johtajuuskehittäjänä toimivaan LMI Finland verkoston jäseneen tai toissijaisesti yhteisen asiakasrekisterin keskitettyyn yhteyspisteeseen sähköpostitse.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus saada tietonsa poistetuksi eli oikeus tulla unohdetuksi
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista halutessaan. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Oikeus tulla unohdetuksi toteutuu myös rekisterinpitäjän poistaessa tiedot, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröity voi myös vastustaa suoramarkkinointia, jolloin hänen tietonsa poistetaan rekisteristä.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen, mikäli
a) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutetun toimisto. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asiansa valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Evästekäytännöt

Käytämme evästeitä (mm. Google Analytics) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseen.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua sekä parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet verkkosivuillamme olevan evästeasetusten avulla. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.

Tietosuojakäytäntöjen muuttaminen

Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tietosuojakäytäntöjään. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

Mikäli muutokset pitävät sisällään uusia tarkoituksia henkilötietojen käsittelylle tai muutoin muuttuvat merkittävästi, rekisterinpitäjä ilmoittaa niistä etukäteen rekisteröidyille, minkä yhteydessä rekisteröity voi vastustaa tietojen käsittelyä. Mikäli uusi käsittelytarkoitus tarvitsee rekisteröidyn etukäteissuostumuksen, kysytään suostumus tässä yhteydessä.

Tietosuojaselosteen päivitykset

Pidätämme oikeuden palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Uusimman version tietosuojaselosteesta löytyy aina LMI Finland:n verkkosivulta.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty viimeksi 9.11.2023.