Kiihtyvän muutoksen, informaatio tulvan ja monien ristikkäisten odotusten paineessa johtajan on kyettävä yhä lyhyemmässä ajassa tekemään organisaation kannalta harkittuja ja pitkäjänteisiä ratkaisuja. Tämä on tietenkin mahdotonta, jos oma ajankäyttö ei ole hallinnassa. LMI Inc:n toimitusjohtaja Randy Slechta on osuvasti todennut, että ”jos et kykene johtamaan aikaasi, et kykene johtamaan muutakaan”. Omaa ajankäyttöä onkin johdettava kuten johdetaan ihmisiä ja asioita: siihen kuuluu siis suunnittelu, organisointi, toimeenpano ja seuranta.
Suunnittele ja organisoi ajankäyttösi tehokkaasti
Ajankäytön hallinnasta on sanottu, että sen tärkein apuväline ei ole kello eikä kalenteri vaan kompassi. Johtajan on tiedettävä, mihin itse sekä organisaatio on menossa ja miksi. Kun organisaation visio, missio, arvot ja strategiset suuntaviivat on selkeästi määritelty, voi oman ajankäytön valjastaa palvelemaan keskeisten tavoitteiden saavuttamista. Nämä keskeiset päämäärät on johtajalla oltava koko ajan kirkkaana mielessä omia ajankäyttöä koskevia valintoja tehdessään.
Kalenteriin on varattava säännöllisesti rauhallista ja häiriöistä vapaata aikaa keskeisten töiden suunnitteluun ja tekemiseen. Multitasking on karsittava minimiin, koska tutkimusten mukaan se voi vähentää työn tehokkuutta jopa 40 %. Pitemmän aikajänteen työn suunnittelun (strategia-, vuosi- ja kuukausisuunnitelmat) lisäksi myös jokainen päivä ja viikko on suunniteltava ja aikataulutettava. Jo viiden minuutin mittainen joka aamuinen suunnitelma siitä, mitä tänään aikoo tehdä, ohjaa työpäivää kohti parempia tuloksia. Viikon lopuksi on vedettävä yhteen, mitä viikolla on saanut aikaiseksi ja mitkä ovat seuraavan viikon tärkeimmät tehtävät. Näitä tavoitteita on syytä edelleen priorisoida ja tarkentaa tekemällä esim. kolme listaa eli välttämättömät asiat, tarpeelliset asiat ja asiat, jotka teen, jos ehdin.
Ajankäytön osalta päätee erittäin hyvin 20/80 sääntö eli 20 % ajankäytöstä tuottaa 80 % tuloksesta. Johtajan tärkeimpiä tehtäviä on tunnistaa, mitä tuottavin osuus 20 % pitää sisällään. Siksi keskeisten päämäärien määrittäminen ei vielä riitä: on lisäksi tunnettava oman ajankäytön hallinnan lähtötilanne, analysoitava sitä kirjaamalla säännöllisesti ylös päivittäistä tekemistä ja arvioitava, onko tehdyt asiat olleet keskeisiä tavoitteita ajatellen olennaisia ja tuottavia.
Toteuta ja seuraa ajankäyttöäsi kurinalaisesti
Ajankäytön suunnitelmien tehokas totuttaminen vaatii kurinalaisuutta. Hyvät suunnitelmat jäävät päiväuniksi, jos itse lipeää niiden toteuttamisesta eikä ota vastuuta ajankäytöstään. Tällöin aamulla sähköpostiin tullut mielenkiintoinen tekninen asia saattaa johtaa tuntien ajaksi pohtimaan epäolennaista yksityiskohtaa, vaikka kalenteriin on merkitty tehtäväksi päätös merkittävästä investoinnista. Tärkeimmät ja hankalimmat asiat on muutoinkin tuottavinta tehdä aamulla, koska henkinen ja fyysinen vireystaso on useimmilla ihmisillä parhaimmillaan juuri silloin.
Ajankäyttöään priorisoidessaan johtaja joutuu sanomaan vähintään yhdeksälle asiasta kymmenestä ”ei”. Valinnoissa on oltava jämäkkä ja vaadittava, että myös muut ottavat vastuun omasta ajankäytöstään ja tuottavuudestaan. Jos johtaja sanoo kyllä esim. kokoukseen osallistumiselle, on hänen pidettävä huoli siitä, että kaikki osanottajat ovat kokoukseen hyvin valmistautuneet, kokous vedetään läpi tehokkaasti, asioista tehdään yksiselitteiset päätökset, niiden toimenpano vastuutetaan ja seurannasta sovitaan.
Kun johtaja keskittyy ajankäytön kannalta tuottavimpiin tehtäviinsä, on muut tehtävät delegoitava, siirrettävä toiseen ajankohtaan tai eliminoitava tarpeettomina kokonaan. Tehokas delegointi lisää merkittävästi oman työn tuottavuutta. Ja toisaalta se antaa myös johdettaville mahdollisuuden käyttää omia vahvuuksiaan entistä paremmin ja siten lisää myös heidän ja sitä kautta koko organisaation tuottavuutta.
Kykysi johtaa ajankäyttöä ratkaisee oman tuottavuutesi – ja myös hyvinvointisi
Johtaja on tulosvastuussa organisaatiolleen omasta tekemisestään. Parhaiten hän vastaa siihen käyttämällä aikansa tehtäviin ja velvollisuuksiin, joista organisaatio saa parhaan tuoton ja hyödyn. Johtajan henkilökohtaisen tuottavuuden määrittää LMI:n perustajan Paul J. Meyerin mukaan se, ”kuinka paljon hän työskentelee tuottavimpien tehtävien parissa eli käyttää aikaansa oikeiden asioiden tekemistä oikealla tavalla oikeaan aikaan ja oikean pituisen ajan”. Siksi johtajan on tarkkailtava objektiivisesti omaa toimintaansa ja mietittävä mihin kertyy pullonkauloja tai ruuhkaa, mitkä ongelmat toistuvat ja mikä ajankäytössä toisaalta sujuu hyvin. Tämä auttaa kehittämään uusia toimintamalleja ja parempia rutiineja.
Tehokas ajankäyttö on loppujen lopuksi aina asennekysymys ja se paranee vain kehittämällä omia asenteita ja toimintatapoja. Kukaan muu ei tule kertomaan johtajalle, kuinka hänen tulee muuttaa ajankäyttöään. Siksi johtajan on tehtävä oikeita ja armollisia valintoja myös oman elämän tasapainon ja hyvinvoinnin ylläpitämiseksi. Hänen on varattava riittävästi aikaa lepoon, tärkeiden ihmissuhteiden hoitamiseen ja työstä irtautumiseen. Väsynyt johtaja ei kykene johtamaan ja tukemaan muita. Kuten lentokoneen nousuvaiheessa turvaohjeissa kerrotaan: ”Laita ensin happinaamari omille kasvoillesi ja sen jälkeen auta muita”. Ota siis johtajana henkilökohtainen vastuu ajankäytöstäsi ja sitä kautta hyvinvoinnistasi – se ei ole vain sinun oma asiasi, vaan koko organisaation asia.
Matti Rytkönen
LMI johtajuuskehittäjä
Meiltä saat lisätietoja tai ulkopuolista tukea muutokseen ja kehittymiseen. Ota yhteys!
Nyt on juuri oikea aika. Lue LMI:n Oman minän johtaminen® -ohjelmasta »
Lue lisää LMI The Total Leader® -konseptista »