Multitaskaaminen ja kiire ovat tulleet jäädäkseen nykyihmisen työhön. Mistä aloittaa, jos haluamme taltuttaa kiireen tunteen?
Kiire johtuu suunnittelemattomuudesta, keskeytyksistä ja itsekurin puutteesta. Aivotutkija Minna Huotilaisen mukaan: ”Lyhytjänteinen asioista toiseen hyppiminen ja jatkuvat keskeytykset eivät päästä aivoja vakaviin töihin, vaan pitävät meidät lillukanvarsien parissa. Jokainen keskeytys maksaa: virheiden määrä lisääntyy ja samaan työhön menee pidempi aika. Kaikkein kallein lasku keskeytyksistä on kuitenkin fysiologisen tilan muutos. Kun pulssi on vähän korkeammalla ja valmiustaso tapissa, keskittyminen alkaa pätkiä. Kohta tilanne on se, että työntekijä alkaa itse keskeyttää itsensä. Hyppiminen asiasta toiseen alkaa tuntua ainoalta oikealta tavalta työskennellä. Tämä ei lisää luovuutta eikä ongelmanratkaisukykyä.”
(lue lisää Ylen sivuilta)
Tuottavuutesi määrää se, kuinka paljon työskentelet tuottavimpien tehtävien parissa, eli käytät aikaasi oikeiden asioide tekemiseen oikealla tavalla sopivan pituisen ajan!
Aikavarkaamme yksi syy on sähköpostitulva. Aloitamme luultavasti työpäivämme lukemalla sähköpostit. Emme keskitykään meille tärkeisiin ja tuottaviin tehtäviin, vaan alamme puuhastelemaan kaikkea vähemmän tärkeää. Eli lukemaan meille tulleita mainoskirjeitä ja viestejä, joiden vastaamisen voisi hyvin hoitaa vasta seuraavana päivänä tai seuraavalla viikolla. Tai jättää lukematta.
Jatkuvan sähköisen tietotulvan edessä olemme usein aseettomia. Ihmisen aivot eivät ole kehittyneet tietokoneiden vauhdissa. Aivomme käsittelevät vain yhden asian kerrallaan. Multitaskaaminen on suurin ongelmamme työssä. Kuvittelemme, että olemme tehokkaampia, kun teemme useita tehtäviä samanaikaisesti. Tämä on suuri harha. Koska aivot siis työskentelevät yksi tehtävä kerrallaan, siirtyminen tehtävästä toiseen aiheuttaa viiveen. Josh Kaufman kutsuu viivettä nimellä ”cognitive switching penalty”. Aivot tarvitsevat aikaa ja energiaa siirryttäessä tehtävästä toiseen. Kun jatkuvasti hypit tehtävien välillä, voit menettää työtehostasi jopa 40%.
Jos haluat saada enemmän aikaiseksi, lopeta siis multitaskaus. Suunnittele päiväsi niin, että saat keskeytymätöntä työrauhaa tärkeimmille tehtäville. Poista äänet puhelimesta ja tietokoneeltasi, poista asetuksista popupit. Jos olet energisimmilläsi aamulla, hoida haastavimmat tehtävät heti aamusta. Vasta tämän jälkeen kannattaa avata sähköposti. Sähköpostin jatkuva seuraaminen on ajan suurinta tuhlausta.
Keskittyminen on avain tehokkuuteen ja menestykseen. ”The successful man is an average man focused.”
Pia Lehtola
LMI johtajuuskehittäjä
