Många spenderar nästan en tredjedel av sin arbetstid i möten. Och studier visar att 56 % procent av alla möten saknar ett tydligt syfte och mål. Dessutom är en tredjedel av alla kallade där i onödan. Förbättringspotentialen är enorm.
För att lyckas med en god möteskultur behövs en gemensam mötesstrategi och tydliga spelregler. Dessutom behöver vi skapa möten som ger och inte tar energi.
Hjärnan går alltid den enkla vägen och tar beslut på känsla, tro inte något annat. Därför behöver vi koppla en känsla till syftet med mötet. Därför är det bra att minnas ordspråket;
“I’ve learned that people will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel.”– Maya Angelou
Bra möten handlar i grunden om att ha kul, vara närvarande och lösa saker tillsammans
Eftersom vi människor vill veta vad vi ska prestera och älskar att checka av (bocka av) saker behövs också tydliga och konkreta mål på agendan. Och alla är betjänta av att mötet avslutas med att förstärka det som är bra. Lyft upp positiva händelser och ge beröm för att alla ska från mötet med en positiv känsla.
Det finns tre principer att utgå från för att skapa goda möten: Alla vill känna delaktighet, lust och mening.
Ett annat bekymmer är att så många organisationer lider av konflikträdsla (försök komma ihåg att det är ärenden som strider inte människorna) och därför försöker undvika hetsiga diskussioner. Men om konflikter sopas under mattan missar man en viktig möjlighet att hitta lösningar på centrala problem. Dessutom blir dessa outredda konflikter en grogrund för djupare missämja.
Har vi bestämt oss för att sluta ha tråkiga möten måste vi också ändra på våra attityder. Deltagarna på ett dåligt möte förväntar sig att mötet ska vara en plåga och därför blir det så.
All kultur börjar i ledarskapet, även möteskultur, och graden av samstämmighet avgör resultatet.
Så skapas goda möten
Struktur
Varför (syfte), vad (målet), vem, när, hur/var. Ta gärna hjälp av en kollega när du planerar mötet för att tydliggöra och särskilja mål och syfte.
Kultur
Spelregler och förhållningssätt – vad är mötesledarens ansvar och vad är mötesdeltagarens ansvar. Börja med att gå till dig själv, hur gör jag för att skapa energi? När är jag som bäst i ett möte?
Alla på arbetsplatsen skriver på spelreglerna ni kommer fram till.
Fysisk miljö
Yta, färg, form och möblering spelar stor roll. Våga tänka nytt och gör om mötesrummet. När vi rör på oss får vi automatiskt mer energi, tänk ståbord. tex. bar bord och barstolar skapar en mer avslappnad attityd och bjuder också in till att stå.
Dåliga möten är både en plåga för individen och en belastning för organisationen. De skapar missnöje och frustration och skadar medarbetarnas självkänsla. Bättre möten förbättrar inte bara prestationerna, utan även deltagarnas livskvalitet.
Som Risto Siilasmaa säger i en intervju; ”alla skall ha skrattat åtminstone en gång per möte”. Ett möte skall ge energi och kunna ge mera än det tar. Hur tänker du göra nästa gång du samman kallar till ett möte?
Lycka till!
Susanne Ehrnrooth
LMI ledarutvecklare
